Hangrögzítés, hangtárolás, ftp áttöltés
Az új Európai Adatvédelmi Rendelet (GDPR) kihívást állít minden cég elé. Telekommunikációs területen a megfelelés egyik legkényesebb kérdése a hangrögzítés. Figyelembe véve a változó szabályokat kidolgoztunk és mostantól minden ügyfelünk számára kínálunk olyan megoldást, mely igényeihez igazítva biztosítja a GDPR-nak megfelelő hangrögzítést, a hanganyag tárolását és a hangfelvételek rugalmas kezelését.
Hangrögzítés jogszabályi kötelezettség alapján
A Fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény (Fgytv.) kötelezően előírja a közszolgáltató ügyfélszolgálatot üzemeltetők részére a hangfelvételek készítését az ügyfélszolgálati hívásokról/panaszbejelentésekről. Kötelező a hangrögzítés a pénzügyi szolgáltatók és a telekommunikációs szolgáltatók ügyfélszolgálatain is.
Ez azt jelenti, hogy a jogszabályok szerint ezeken az ügyfélszolgálatokon kötelező a hangfelvétel késztése. Tehát ha ilyen ügyfélszolgálatot üzemeltet, akkor célszerű – sőt kötelező – ezt a szolgáltatást igénybe venni.
A szolgáltatást igénybe veheti egyes telefonszámokra – ha pl. csak egy-két ügyfélszolgálati vonal van – de lehet rendszerszintű is.
Ilyenkor minden hívás – bejövő és kimenő is – rögzítésre kerül.
Az ügyfelet a hangfelvétel készítésének tényéről IVR szövegben kell tájékoztatni, szigorú szabályok szerint, kitérve a hangfelvétel megőrzési idejére. A hangfelvételt egyedi azonosító számmal kell ellátni és erről az ügyfelet szintén tájékoztatni kell.
Az ilyen ügyfélszolgálatokon készített hívásokat a jogszabályban meghatározott ideig – pl. a Fogyasztóvédelmi Tv. szerint 5 évig – meg kell őrizni, sőt az ügyfél előzetes kérése alapján ki is kell részére adni a hangfelvételt. A visszakereshetőséget, visszahallgatást és letöltést webes felülettel támogatja az Opennetworks. Fontos azt is tudni, hogy ezen a felületen Adatkezelési Szabályzatunk és ÁSZF-ünk értelmében ennél rövidebb ideig – 60 napig – tesszük hozzáférhetővé az adatokat és a hangfile-t, így azt valahova le kell menteni.
Megoldás erre az ftp áttöltés vagy a Hangtárolás opció igénybe vétele.
Kényelmesebb és automatikusabb megoldás lehet, ha igénybe veszi a rögzített hívások ftp tárhelyre áttöltését, ami kiegészítő szolgálatásunk.
Ennek segítségével meghatározott időszakonként valamennyi rögzített hangfelvételt áttöltjük egy kiválasztott ftp szerverre, ahol a jogszabály és a GDPR előírásai szerint kezelheti a tárolási időket.
A hangfájlok tárolási ideje az Opennetworks rendszerében ez esetben is 60 nap, majd 60 nap után törlésre kerülnek.
Az áttöltés történhet biztonságos csatornán is (ftps).
A Hangtárolás új szolgáltatásunk, melyet – ismereteink szerint a telekommunikációs szolgálatások piacán jelenleg egyedülálló, testre szabott lehetőségként – kifejezetten ügyeleink GDPR megfelelése érdekében dolgoztunk ki.
Ideális megoldás minden ügyfelünknek, aki Adatkezelési Szabályzata, illetve a rá vonatkozó jogszabályok alapján különböző ideig kell, hogy megőrizze a különböző hangfelvételeket.
Ez az opció lehetővé teszi, hogy Előfizetőnk a rögzített hangfelvételeinek tárolási idejét akár hívásonként meghatározza és a hangfelvételeket saját előfizetői webes felületén kezelje. A felületen rögzítésre kerül egy tárolási időszakra vonatkozó alapérték intervallum, mely alapértelmezettként beállításra kerül minden hívásra vonatkozóan.
Az Előfizetőnek ezen felül lehetősége van további opciók, tárolási időintervallumok megadására – illetve hívásonkénti beállítására – ha a különböző felvételeket különböző ideig szükséges megőrizni. Akár „0” is megadható, arra az esetre, ha az adott hangfelvételt nem szükséges, vagy nem szabad megőrizni.
Manapság egyre több ügyfelünknek igénye, hogy telefonrendszerét integráljuk vállalatirányítási vagy CRM rendszerével. Az egyik leggyakoribb kérés a rögzített hívások átadása a központi ügyfélkezelő – pl. CRM – rendszer felé, hogy azok hozzáférhetőek legyenek a többi ügyféladat mellett, akár magában az ügyfélkartonban. Egyik legújabb fejlesztésünk, egy API technológián alapuló CRM interfész ezt – opcionális szolgáltatásként – lehetővé teszi.
Amennyiben a rögzített hangfájlok nem kerülnek továbbításra CRM rendszere felé, csak linket küldünk a CRM rendszerbe, úgy a hangfelvételek csak addig lesznek elérhetőek, míg rendszerünkből nem törlődnek, tehát 60 napig. Amennyiben 60 naptól eltérő intervallumig szükséges tárolni a hangfelvételeket, úgy kiegészítő szolgáltatásként az ftp áttöltés, vagy a Hangtárolás lesz a megfelelő opció.
Amennyiben megállapodásunk, illetve az adott rendszer által biztosított lehetőségek alapján a rögzített hangfájlokat továbbítjuk Előfizetőnk CRM rendszere felé, úgy a hangfelvételek kezelését az ügyfél a CRM rendszerben meg tudja oldani. A tárolási idő rendszerünkben ez esetben is 60 nap.
Hangrögzítés az ügyfél hozzájárulása alapján
Természetesen sok más helyen is hasznos lehet a hívások rögzítése nem csak az ügyfélszolgálatokon. Gondoljunk csak például egy szerkesztőségre, ahol telefonon készülnek az interjúk. Sok helyen minőségbiztosítási célból rögzítik az ügyfélhívásokat.
Itt azonban mindenképpen szükséges beszélgető partnerünk előzetes tájékoztatása és hozzájárulásának kérése a GDPR szerint. Ez történhet IVR beállítással vagy úgy, hogy a hívást fogadó fél tájékoztatja a hívót a hangrögzítésről. Mindenképpen fontos, hogy a hangrögzítés tényét, illetve a megőrzési időt az Adatkezelési szabályzat is tartalmazza.
Ha partnerünk nem járul hozzá a hangfelvétel készítéshez, akkor az adott híváshoz ki kell kapcsolnunk a hangrögzítést, melyhez nálunk szintén webes felület vehető igénybe (opcionális szolgáltatás). Ezen a speciális felületen az is megoldható, hogy minden ügyintéző csak a saját számára érkező és indított hívások adataihoz és így csak saját hanganyagaihoz férjen hozzá.
Ha nem szükséges, vagy tiltott a hangfelvétel megőrzése, akkor az az adott hangfelvételre beállítható a Hangtárolás modulban is. (opcionális).
A szolgáltatást igénybe veheti egyes telefonszámokra – ha pl. csak egy-két ügyfélszolgálati vonal van – de lehet rendszerszintű is.
Ilyenkor minden hívás – bejövő és kimenő is – rögzítésre kerül.
Az ügyfelet a hangfelvétel készítésének tényéről IVR szövegben kell tájékoztatni, szigorú szabályok szerint, kitérve a hangfelvétel megőrzési idejére és készítésének céljára.
A visszakereshetőséget, visszahallgatást és letöltést webes felülettel támogatja az Opennetworks. Fontos azt is tudni, hogy ezen a felületen Adatkezelési Szabályzatunk és ÁSZF-ünk értelmében 60 napig tesszük hozzáférhetővé az adatokat és a hangfile-t, így azt valahova le kell menteni.
Megoldás erre az ftp áttöltés vagy a Hangtárolás opció igénybe vétele.
Kényelmesebb és automatikusabb megoldás lehet, ha igénybe veszi a rögzített hívások ftp tárhelyre áttöltését, ami kiegészítő szolgálatásunk.
Ennek segítségével meghatározott időszakonként valamennyi rögzített hangfelvételt áttöltjük egy kiválasztott ftp szerverre, ahol a jogszabály és a GDPR előírásai szerint kezelheti a tárolási időket.
A hangfájlok tárolási ideje az Opennetworks rendszerében ez esetben is 60 nap, majd 60 nap után törlésre kerülnek.
Az áttöltés történhet biztonságos csatornán is (ftps).
A Hangtárolás új szolgáltatásunk, melyet – ismereteink szerint a telekommunikációs szolgálatások piacán jelenleg egyedülálló, testre szabott lehetőségként – kifejezetten ügyeleink GDPR megfelelése érdekében dolgoztunk ki.
Ideális megoldás minden ügyfelünknek, aki Adatkezelési Szabályzata, illetve a rá vonatkozó jogszabályok alapján különböző ideig kell, hogy megőrizze a különböző hangfelvételeket.
Ez az opció lehetővé teszi, hogy Előfizetőnk a rögzített hangfelvételeinek tárolási idejét akár hívásonként meghatározza és a hangfelvételeket saját előfizetői webes felületén kezelje. A felületen rögzítésre kerül egy tárolási időszakra vonatkozó alapérték intervallum, mely alapértelmezettként beállításra kerül minden hívásra vonatkozóan.
Az Előfizetőnek ezen felül lehetősége van további opciók, tárolási időintervallumok megadására – illetve hívásonkénti beállítására – ha a különböző felvételeket különböző ideig szükséges megőrizni. Akár „0” is megadható, arra az esetre, ha az adott hangfelvételt nem szükséges, vagy nem szabad megőrizni.
Manapság egyre több ügyfelünknek igénye, hogy telefonrendszerét integráljuk vállalatirányítási vagy CRM rendszerével. Az egyik leggyakoribb kérés a rögzített hívások átadása a központi ügyfélkezelő – pl. CRM – rendszer felé, hogy azok hozzáférhetőek legyenek a többi ügyféladat mellett, akár magában az ügyfélkartonban. Egyik legújabb fejlesztésünk, egy API technológián alapuló CRM interfész ezt – opcionális szolgáltatásként – lehetővé teszi.
Amennyiben a rögzített hangfájlok nem kerülnek továbbításra CRM rendszere felé, csak linket küldünk a CRM rendszerbe, úgy a hangfelvételek csak addig lesznek elérhetőek, míg rendszerünkből nem törlődnek, tehát 60 napig. Amennyiben 60 naptól eltérő intervallumig szükséges tárolni a hangfelvételeket, úgy kiegészítő szolgáltatásként az ftp áttöltés, vagy a Hangtárolás lesz a megfelelő opció.
Amennyiben megállapodásunk, illetve az adott rendszer által biztosított lehetőségek alapján a rögzített hangfájlokat továbbítjuk Előfizetőnk CRM rendszere felé, úgy a hangfelvételek kezelését az ügyfél a CRM rendszerben meg tudja oldani. A tárolási idő rendszerünkben ez esetben is 60 nap.
Árak
Havi díj | Havidíj - Ft/hó |
---|---|
Hangrögzítés | 2.000 Ft/hó/mellék |
Hangfelvételek ftp áttöltése | 5.000 Ft |
Hangrögzítés - rendszer szintű 20 mellékig | 10.000 Ft |
Hangtárolás és hangmenedzsement 20 mellékig | 7.500 Ft |
Hangrögzítés - rendszer szintű 21-50 mellékig | 20.000 Ft |
Hangtárolás és hangmenedzsement 21 -50 mellékig | 15.000 Ft |
Az árak nettó árak.
50 mellék rögzítése és/vagy 36 hónapnál több hangfelvétel megőrzési idő fölötti igény esetén kérje egyedi árajánlatunkat! Új VIPeX szolgáltatáshoz történő megrendelés esetén kérje egyedi, kedvezményes ajánlatunkat!
Kérje ajánlatunkat!
Munkatársaink készséggel állnak rendelkezésére az Ön cége számára legmegfelelőbb GDPR konform hangrögzítési megoldás kiválasztásában.
Hangrögzítést alábbi szolgáltatásainkhoz vehet igénybe
Legújabb blogbejegyzések a témában
TTS call centerhez, egyszerűen – Szolgáltatás Portálunk beállításai
Szolgáltatás Portálunk egyszerű beállításai lehetővé teszik, hogy a TTS (text to speech) funkcióval percek alatt hozhassunk létre AI által generált szövegeket Call center rendszerünk számára. Most bemutatjuk, pontosan hogyan működnek rendszerünk beállításai. ...
TovábbHívásrögzítés gombnyomásra – így nem gond a GDPR
A hívásrögzítésre vonatkozó szabályok fontos elemei a GDPR-nak, az ügyfélszolgálatoknak pedig nem mindig egyszerű ehhez alkalmazkodni. Ezt a folyamatot könnyíti meg új megoldásunk, ami lehetővé teszi, hogy az operátorok akár hívás közben ki- és bekapcsolják a hívásrögzítést....
TovábbNem gond a GDPR: hangok és hangtárolás a VIPeX-ben
Ha hangtárolásról és hívásrögzítésről van szó, a rugalmas és GDPR-nak megfelelő híváskezelés ma már minden cég számára elengedhetetlen. VIPeX rendszerünk nem csak ehhez biztosít rengeteg lehetőséget az előfizetőknek, de a hangposta üzenetek és a felhasználói és rendszerszintű híváshangok terén is számos megoldást nyúlt. ...
Tovább