Ne veszíts hívásokat: hívásátvételi és hívócsoportok

Múlthéten bemutattuk Nektek, hogy megújult VIPeX rendszerünk milyen hatékonyan kezeli a kimenő hívásokat. Amiről akkor nem volt szó, hogy a hívások fogadásánál is számos hasznos funkcióval teszi egyszerűbbé a munkát. Olyan opciókkal, mint a hívásátvételi-, és hívócsoportok, rugalmasságot biztosít és garantálja, hogy a lehető legkevesebb beérkező hívás vesszen el. Eheti blogposztunkban ezeket a hívásfogadáshoz kapcsolódó megoldásokat mutatjuk be számotokra.

Hívásátvételi csoport

A VIPeX alapvetően két féle lehetőséget biztosít a bejövő hívások átvételére. Az egyszerűbb, kevésbé rendszerezett megoldást, az úgynevezett hívásátvételi csoportok adják. Ezek lényege, hogy a csoporthoz hozzárendelt mellékeikkel a kollégák átvehetik egymás hívásait, így biztosítva, hogy zökkenőmentesen segíthess ügyfeleidnek.

Fontos viszont, hogy ez a folyamat nem automatizált, vagyis nem egy beállított híváslogika mentén üzemel, hanem minden esetben a kollégának kell kezdeményezni – egy készüléken beállított gomb + az átveendő mellék számának leütésével – a hívás átvételét. Szóval ezek a csoportok így sokkal inkább egy kiegészítő megoldást nyújtanak a munkatársaidnak, könnyebbé teszik váratlan helyzetek vagy mondjuk az ebédszüneteik kezelését, de nem jelentenek számukra állandó kötelezettséget.

Hívócsoportok

A bejövő hívások kezelésének, átvételének szabályozottabb formájára a hívócsoportok létrehozásával van lehetőséged. Ezek segítségével helyszín, felhasználói képességek, beszéltek nyelvek, vagy bármilyen más szempont alapján csoportosíthatod a felhasználókat, hogy aztán a rendszerben előre beállított híváslogika mentén vezethesd végig a bejövő hívásokat.

A folyamat a csoportban szereplő mellékek kiválasztásával kezdődik, ehhez az alap- vagy felhasználói mellékek közül egyaránt választhatsz. Létrehozás közben a csoporthoz egy virtuális melléket kell rendelned (ami bármilyen még nem használt mellékszám lehet ebből a melléktartományból), illetve a hívócsoportot a könnyebb azonosítás érdekében el is nevezheted. Például angol nyelvű call centernek, ha a külföldi ügyfelekre specializálódott kollégáid mellékei alkotják a csoportot. A hívócsoport mellékhez külső hívószámot is rendelhetsz.

A rendszer lehetőséget ad számodra beállítani a csoport csöngetési sorrendjét. Adminisztrátorként választhatsz, hogy a beállított számokon megadás szerinti sorrendben, egyszerre vagy esetleg a legrégebben kapcsolt hívás alapján menjen végig a bejövő hívás. Emellett szintén beállíthatod a csengetési időt, továbbá hozzáadhatsz újabb hívócsoportokat arra az esetre, ha az adott csoportban épp senki nem tudná fogadni a bejövő hívást. Így tényleg minden lehetőséget megadsz, hogy az ügyfél hívása ne vesszen el.

Egyéb beállítások segítségével még inkább személyre szabhatod a hívócsoportokat. Létrehozásnál lehetőséged van megadni a bejövő hívók várakoztatáshoz használt tartás zenét, de beállíthatod azt is, rögzítse-e a rendszer a hívásokat.

Az alapcsomag részeként a VIPeX három hívócsoport létrehozását teszi lehetővé számodra. Opcionális szolgáltatásként, illetve egyes díjcsomagjainkban ez a szám korlátlanul bővíthető, de emellett dönthetsz a „dinamikusan állítható” funkció mellett is. Ebben az esetben a meghatározotton túl szabadon adhatsz hozzá új hívócsoportokat, a rendszer pedig minden esetben jelzi számodra, ha ez plusz költséggel jár.

Zsolt

0

Szólj hozzá