Ne várasd, hívd vissza – visszahívás a Call Centerben

Call center rendszered néhány egyszerű megoldással sokkal hatékonyabbá teheted. A megfelelően elhelyezett visszahívás opcióval például elérheted, hogy ügyfeleid ne várjanak hosszú perceket, és ne veszíts emiatt hívásokat. 

Mi az ügyfelek legfőbb bosszúsága? A válasz nyilván egyénenként eltérő lenne, de azt garantálom, hogy nagyon sokaknál előkerülne a hosszú várakozási idő az ügyfélszolgálatokon. Ha egy call center sokáig váratja az ügyfeleket, az frusztrált vevőkhöz és elveszett hívásokhoz vezet, ezt pedig nyilván senki nem szeretné. Kérdés, mit lehet tenni ellene.

Valójában lerövidíteni ezeket a várakozási időket nem egy vészesen bonyolult dolog, csak kevesen fordítanak rá kellő figyelmet. Persze az egyszerű megoldásokat jól is kell kivitelezni, különben csak még nagyobb bajt okozunk velük. Ilyen egyszerű megoldás a visszahívás opció hívásirányításban való elhelyezése. Most mutatok nektek két megoldást, amivel ez jól kivitelezhető, és azt is megmutatom, hogyan megoldhatók ezek VIPeX rendszerünkben.

A visszahívás opció megfelelő elhelyezése

 

Ha visszahívás elhelyezéséről van szó, a legjobb, ha ez csak az utolsó opció. A legtöbb cég a hívásirányítási folyamat végére teszi a visszahívást, nem véletlenül. Egyrészt, minél többet megtudunk ügyfelünk hívásának okáról, annál könnyebb lesz utóbb rájönnünk, hol vannak a hibák az irányítási rendszerünkben, ami miatt az adott vevőnek kellemetlenül sokáig kell várakoznia. Másrészt így lehetőséget adunk arra is, hogy szegmentáljuk az ügyfeleket, akár fontosság szerint meghatározva, milyen gyorsan juttatjuk el őket az első elérhető kollégához.

Emellett érdemes lehet a napszakhoz mérten beállítani a hívásirányítást. Hiszen a munkanap végén már nincs ugyanolyan lehetőségünk visszahívni mindenkit, mint a délelőtti órákban, így a visszahívás helye a rendszerben ennek megfelelően csúszhat előre, tolódhat hátra, vagy lehet az akár egyetlen opció. 

Szerencsére a VIPeX felhő alapú telefonközpont grafikus híváslogika szerkesztője ebben segítségünkre van. Beállíthatunk különböző híváslogikát zárva és nyitvatartási időszakokra, s ennek megfelelően egy meghatározott helyen helyezhetjük el a visszahívás kérést az IVR-ban. Lehet például, hogy zárva tartási időben ez az egyetlen lehetőség és az ügyeletes kolléga kiemelt ügyfelek esetében – ami egy előző menüválasztásnál vagy ügyfél-azonosító bekérésnél már kiderült – azonnal tájékoztatást kap a sürgős visszahívási igényről üzenetküldő csomópont segítségével sms-ben vagy e-mailben. Az is lehet, hogy ha zárva vagyunk a nem magas prioritású ügyfeleknek csak másnapi visszahívást ígérjünk hangbemondással, sőt az is lehet, hogy az „igazi” zárás előtt két órával már olyan legyen a híváslogika, ami hangbemondással tájékoztat visszahívás-kérés esetén, hogy az várhatóan mikor fog legkorábban megtörténni.

Visszahívás felajánlása a híváson belül

 

Ha az ügyfél minden próbálkozás ellenére bekerül a váróba, az viszont már egy egészen más helyzet. Ha nem kapcsolnak neki egyből ügyintézőt, véleménye a cégről percről-percre romlik, nem is beszélve arról, hogy egy frusztrált ügyfél aztán magát az ügyintézés folyamatát is elnyújtja, ezzel tovább fokozva a bajt.

Úgyhogy a legjobb az, ha minél előbb felajánljuk a visszahívás lehetőségét. Így az ügyfél könnyebben meggyőzhető, hogy neki is érdeke, ha nem várakozik sokat. Optimális lehet úgy beállítani a rendszert, hogy az átlagos várakozási időhöz igazítjuk az opciót: vagyis ha mondjuk az ügyfeleink 80%-át két percen belül kiszolgáljuk, akkor 120 másodperc után szólal meg először a visszahívást ajánló hang. Bár furcsának tűnhet, hogy emberek ilyen rövid várakozás után feladják, valójában az opció tudatában sokan már csak kényelemből vagy kíváncsiságból is megnézik, működik-e ez a megoldás.

A VIPeX lehetőséget biztosít arra is, hogy a várakozási időt állítsd be, s annak letelte után kérhesd az ügyfél az visszahívást. Másik lehetőség, hogy a várakozó sort az ügyfél egy tetszőleges idő után megszakíthassa, amikor a következő lépés lehet a visszahívás felajánlása.

 

Imo

Olvasd el
legfrissebb bejegyzéseinket!

Az okoseszközök árnyoldala – IoT és biztonság 2025-ben

Az IoT-eszközök terjedése kényelmet és hatékonyságot hoz, de komoly biztonsági kihívásokat is jelent a vállalkozások számára.

A gyógyulás szolgálatában – kommunikációs megoldásaink az egyészségügyben

Az egészségügyi ellátásban nincs idő felesleges várakozásra. Épp ezért nem mindegy, milyen kommunikációs és call center rendszerek segítik az ügyfélkapcsolatot a rendelőkben vagy épp magánklinikákon.

AI és KKV-k: kivált, kiegészít vagy felpörget?

A mesterséges intelligencia már nem csak a nagyvállalatok eszköze – a KKV-k számára is valós segítséget jelent az ügyfélszolgálatban, marketingben és fejlesztésben.

VIPeX és marketing – több, mint gondolnád

A VIPeX ügyfélszolgálati rendszer felhőalapú megoldásai remekül használhatók akkor is, ha marketing vagy értékesítési célokat szolgálnak.

Elszabadult AI és a jövő rémképei – technológia Hollywood szemével

A technológiai témák feldolgozása filmek vagy sorozatok által több évtizedes múltra nyúlik vissza. Sok film mutatja be az elszabadult AI toposzát, vagy hívja fel a figyelmet napjaink és a jövő technikai veszélyeire, de az összkép azért nem teljesen negatív.

Call center megoldások a nyári időszakra

Az Opennetworks felhő alapú telekommunikációs megoldásai a nyári időszakban is biztosítják, hogy a kapcsolat az ügyfelekkel és a kollégák között problémamentes maradjon.

Teszteld most
mi a válaszunk a kérdéseidre!

Keress minket, hogy egy online vagy személyes bemutatón egyeztethessük kérdéseidet
és azt, hogyan segíthetjük céged fejlődését!

Próbáld ki most milyen egyszerű felépítened a céged számára
optimális kommunikációs és ügyfélszolgálati megoldást! 30 napig
költségmentes, testre szabott Felhőközpontod akár néhány perc,
vagy óra múlva használhatod!