Forró vonal forró napokra

Ahogy a hőmérő higanyszála egyre többször emelkedik 30 fok fölé, úgy nő a vágy bennünk egy kis szabadságra, lazulásra, medence vagy folyópartra. A múlt hét pénteken mi is kimozdultunk és csapatot építettünk a Rómain. Erről jutott eszünkbe, hogy ismét ideje összefoglalni, milyen megoldások vannak a telekommunikációs rendszerek felkészítésére a nyári szabadságokra.

Az egyéni és kisvállalkozások számára általában ilyenkor sem marad más megoldás, mint, hogy ők maradjanak elérhetőek, akárhol is vannak. Ennek érdekében telefonszolgáltatásunkhoz beállíttathatunk a szolgáltatóval fix átirányítást pl. mobil telefonunkra. Ha rendelkezünk a megfelelő IP telefonkészülékkel, akkor magunk is beállíthatjuk az átirányítást a készüléken, így hívásainkat akár a medence partról is lebonyolíthatjuk.

Sok kisvállalat, vagy akár nagyobb cég szervez fix leállást egy vagy két nyári hétre, augusztusban pedig szolgáltatók, boltok is sokszor bezárnak, hogy így oldják meg a pihenést. Ebben az esetben az átirányítás mellett jó ötlet lehet a „zárva tartás” alkalmazása. Ezt akkor tudjuk megtenni, ha van IVR rendszerünk. A „zárva” időszakra így gyakorlatilag egy teljesen új IVR ágat lehet felépíteni a VIPeX menüjében, külön hangbemondással. Ha nem csak azt szeretnénk bemondani, hogy nem vagyunk nyitva, más lehetőségeink is vannak: a „zárva” szöveg mellett erre az ágra beállíthatunk külön kapcsolási logikát pl. átirányítással egy másik, nyitva tartó egységhez, vagy akár egy ügyeleti mobil telefonszámra. Megoldhatjuk pl. azt, hogy vidéki kereskedelmi/termelő egységünk zárva tartási idejére a központi ügyfélszolgálatot érjék el ügyfeleink.

hívócsoport szabadságolások ideje alatt ugyanolyan hasznos társ lehet, mint a távmunkában dolgozó kollégáknál vagy ügyeletek, támogató területek esetében. A hívócsoportok esetében az egyik megoldás az, hogy a csoportban lévő mellékek egyszerre kerülnek csörgetésre, így mindig az a kolléga tudja felvenni a telefont, aki elérhető. A másik megoldás, hogy a hívócsoporton belül egy csengetési és eszkalációs logika kerül beállításra, tehát alapesetben a hívások például a projekt-team asszisztenséhez kerülnek, de ha ő nem elérhető, akkor a projekt tagok is sorban megcsörgetésre kerülnek, majd végül a hívás a projekt vezető mobil telefonszámára kerül kapcsolásra.

Az igazán jól szervezett, bonyolult működési struktúrával rendelkező cégeknél ez sem lehet elég: akár 50-100 párhuzamosan dolgozó kolléga szabadságai, eltérő munkarendje, folyamatosan változó jelenléte és elfoglaltsága mellett is meg kell oldani, hogy a hívások mindig az adott téma legkompetensebb szakértőjéhez kerüljenek.Naptár modulunk már megoldást nyújt erre a problémára is. Ennek alapja egy webes felület, ahol adott – egyedi vagy rendszeresen ismétlődő – időszakokra állíthatjuk be a kapcsolási logikát virtuális IP telefonközpontunkhoz (VIPeX) kapcsolódóan az egyes mellékekre, hívócsoportokra. Ennek segítségével mindenki elérheti a céget, még akkor is, ha sok munkatársunk tölti jól megérdemelt szabadságát.

No és hol csörög az Opennetworks telefonja, ha mi a Rómain áztatjuk a lábunkat? Esetünkben partnerünk – az Interswitch Kft. (http://www.interswitch.hu) szorgos és kedves teletitkárnői fogadják hívásainkat.  Őket ebben egy speciális fejlesztésünk a Teletitkárnő modultámogatja.

Teletitkárnő modulunkat kifejezetten részükre dolgoztuk ki, de ideális virtuális székhely-, és adminisztrációs szolgáltatók, vagy irodaház üzemeltetők számára is, így másoknak is ajánljuk.

A megoldás a központban dolgozó adminisztrációs/telefonszolgálatos/recepciós munkatársak részére lehetőséget nyújt:

  • az egyes ügyfelekhez érkező hívások figyelemmel kísérésére,
  • táv-irodai vagy virtuális irodai megoldások esetén az ilyen ügyfelekhez érkező hívások közvetlen fogadására pl. a központi recepción, tehát az ügyfél nevében történő kapcsolatfelvételre.
  • irodából ideiglenesen távol lévő ügyfelek hívásainak központi recepción/ügyfélszolgálaton történő átvételére (out of office).

A fenti funkciókhoz kapcsolódóan a központban dolgozó munkatársak számára a hívott céget a telefonkészülékek kijelzik, de a teljes híváslista elérhető az ügyintéző számítógépes felületén is. Az Interswitch-nél mindehhez profi csapat és kedves kiszolgálás párosul, valamint minden hívás gondosan dokumentálásra kerül, így semmilyen ügy nem marad elintézés nélkül még egy számunkra ilyen különleges „római” napon sem.

Angelika

0

Szólj hozzá