Hogyan szabd személyre a konferenciabeszélgetéseket?

Két héttel ezelőtti bejegyzésünkben már beszéltünk Nektek távmunka-támogató rendszerünk előnyeiről, megmutatva több hasznos funkcióját, amivel egyszerűbbé tehetitek a céges megbeszéléseket az online térben. A lehetőségek azonban koránt sem merülnek ki ennyiben, a kétszintű beállítási platform segítségével tökéletesen személyre szabhatod a beszélgetéseket, és olyan problémákra is megoldást kínálunk, mint a rögzített konferenciák biztonságos tárolása.

Preferences: Szabd személyre a beszélgetést

A Preferences menüpont a kétszintű beállítási platform első lépcsője, ami minden Szervező számára elérhető. Ennek segítségével tökéletesen személyre szabhatod a konferencia beállításait, az itt beállított konfiguráció lesz érvényes az általad szervezett összes konferenciára. Ezeknek a hasznos beállításoknak a nagy részét korábbi bejegyzésünkben már bemutattuk, így most csak két további fontos funkciót emelnék ki.

Egyrészt, ha szeretnéd, a rendszer a konferenciához való csatlakozáskor PIN-kódot kér a résztvevőktől, ezzel elejét véve más, részben ingyenes platformokon tapasztalható biztonsági problémáknak. A jelszót beállítás után a rendszer automatikusan kiküldi a résztvevőknek szánt meghívóban. Utólag bármikor megváltoztathatod, csak ügyelj rá, hogy a meghívottak mindig megkapják a legfrissebb verziót.

Szintén fontos, hogy szabadon dönthetsz a konferenciák kezdésének módjáról. Beállításodtól függően a konferencia akkor indul el, amikor a szervező megérkezik a konferenciába, vagy amikor a konferencia bármely résztvevője csatlakozik. Ezáltal akkor sincs probléma, ha szervezőként nem tudsz részt venni egy rendszeres meetingen. Ha a konferencia indítását a szervező érkezéséhez kötöd, távozásod után a hívás akkor is tovább működhet, beállítástól függően akár még 30 percig.

Admin jogok: kezeld az általános beállításokat

A kétszintű beállítási platform másik fele az úgynevezett „Collaboration Management User Portal”, a kollaborációs alkalmazás adminisztrátori felülete, amit alapesetben a rendszer adminisztrátorai kezelhetnek. A rendszer adminisztrátoraként bármelyik kollégádnak biztosíthatsz jogot, hogy szervezőként hozzáférjen ezekhez a funkciókhoz. Ezek segítségével határozhatók meg a konferenciák olyan általános beállításai, mint a cím, a leírás és a videó felbontás, ahogy itt van lehetőség a beszélgetés rögzítésének beállítására is.

Biztonságos információmegőrzés: Rögzítsd a konferenciákat

A konferenciahívások nagy előnye az írásos üzenetekkel szemben, hogy közvetlenebb kommunikációt tesznek lehetővé. Ugyanakkor kellemetlen lehet, ha az itt elhangzó információk nem kerülnek rögzítésre, hiszen egy hosszú meetingről mindenre visszaemlékezni problémás lehet. Épp ezért rendszerünkben szervezőként felveheted külön a konferencia audió, vagy egyben az audió és videó részét is.

Ha automatikus konferencia felvételi lehetőséget állítasz be, a rögzítéshez semmilyen más felhasználói beavatkozás nem szükséges, de személyre is szabhatod a beállításokat. A rögzítés ráadásul garantáltan nem von maga után biztonsági problémákat, hiszen a beszélgetések tárolása nem egy szerveren, hanem a gépeden történik, egy a rendszerhez az általad beállított kóddal kapcsolódó Dropbox fiókban.

Nyomonkövethetőség: keresd vissza könnyen a beszélgetéseket

Egy dolog, hogy az beszélgetések tárolva vannak, a hatékony információszerzéshez könnyű visszakereshetőségre is szükség van. Rendszerünk egyszerűen kilistázza a korábbi konferenciákat, dátummal és időponttal együtt. Ha a kibővített bejegyzést használod, az megjeleníti a kezdési és befejezési időt, a konferencia résztvevőinek számát és a konferencia tagjait és azt is, hogy miként csatlakoztak a konferenciához. A korábbi konferenciáid így könnyen nyomon követhetők lesznek.  Ha úgy döntesz, egy beszélgetés tárolására már nincs szükséged, egy felvételt természetesen bármikor törölhetsz is, mivel csak a gépeden van tárolva, garantáltan nem marad róla másolat.

Imo

0

Szólj hozzá