Hogyan szabd személyre a konferenciabeszélgetéseket?

Bár lassan mindenki ismét otthonosan mozog az irodában, a távmunka örökre velünk marad, sokaknál mint privilégium, másoknál mit mindennapos lehetőség. Múlt évben sokszor írtunk távmunka-támogató rendszerünk – a Bria Enterprise – előnyeiről, idén sem árt egy kis ismétlés néhány ritkábban használt, de nagyon hasznos funkcióról.

Preferences: Szabd személyre a beszélgetést

A Preferences menüpont a beállítási platform olyan funkciója, ami minden konferencia szervező számára elérhető. Ennek segítségével tökéletesen személyre szabhatod a konferencia beállításait, az itt beállított konfiguráció lesz érvényes az általad szervezett összes konferenciára. Ezek közül most két nagyon hasznos funkciót emelek ki.

Egyrészt, ha szeretnéd, a rendszer a konferenciához való csatlakozáskor PIN-kódot kér a résztvevőktől, ezzel elejét véve más, részben ingyenes platformokon tapasztalható biztonsági problémáknak. A jelszót beállítás után a rendszer automatikusan kiküldi a résztvevőknek szánt meghívóban. Utólag bármikor megváltoztathatod, csak ügyelj rá, hogy a meghívottak mindig megkapják a legfrissebb verziót.

Szintén fontos, hogy szabadon dönthetsz a konferenciák kezdésének módjáról. Beállításodtól függően a konferencia akkor indul el, amikor a szervező megérkezik a konferenciába, vagy amikor a konferencia bármely résztvevője csatlakozik. Ezáltal akkor sincs probléma, ha szervezőként nem tudsz részt venni egy rendszeres meetingen. Ha a konferencia indítását a szervező érkezéséhez kötöd, távozásod után a hívás akkor is tovább működhet, beállítástól függően akár még 30 percig.

Admin jogok: kezeld az általános beállításokat

A platform másik fele az adminisztrátori felület, amit alapesetben a rendszer adminisztrátorai kezelhetnek. A rendszer adminisztrátoraként bármelyik kollégádnak biztosíthatsz jogot, hogy szervezőként hozzáférjen ezekhez a funkciókhoz. Ezek segítségével határozhatók meg a konferenciák olyan általános beállításai, mint a cím, a leírás és a videó felbontás, ahogy itt van lehetőség a beszélgetés rögzítésének beállítására is.

Biztonságos információmegőrzés: Rögzítsd a konferenciákat

A konferenciahívások nagy előnye az írásos üzenetekkel szemben, hogy közvetlenebb kommunikációt tesznek lehetővé. Ugyanakkor kellemetlen lehet, ha az itt elhangzó információk nem kerülnek rögzítésre, hiszen egy hosszú meetingről mindenre visszaemlékezni nehéz. Épp ezért rendszerünkben szervezőként felveheted külön a konferencia hanganyagát, vagy video felvételt készíthetsz, ami például oktatások esetén nagyon hasznos.

Ha automatikus konferencia felvételi lehetőséget állítasz be, a rögzítéshez semmilyen más felhasználói beavatkozás nem szükséges, de személyre is szabhatod a beállításokat. A  beszélgetések tárolása nem egy külső  szerveren, hanem a gépeden történik, egy a rendszerhez az általad beállított kóddal kapcsolódó Dropbox fiókban.

Nyomonkövethetőség: keresd vissza könnyen a beszélgetéseket

Egy dolog, hogy az beszélgetések tárolva vannak, a hatékony információszerzéshez könnyű visszakereshetőségre is szükség van. Rendszerünk egyszerűen kilistázza a korábbi konferenciákat, dátummal és időponttal együtt. Ha a kibővített bejegyzést használod, az megjeleníti a kezdési és befejezési időt, a konferencia résztvevőinek számát és a konferencia tagjait. A korábbi konferenciáid így könnyen nyomon követhetők lesznek.  Ha úgy döntesz, egy beszélgetés tárolására már nincs szükséged, egy felvételt természetesen bármikor törölhetsz, és mivel csak a gépeden van tárolva, garantáltan nem marad róla másolat.

Imo

0

Szólj hozzá