Az elmúlt hetek blogbejegyzéseiben már sokat foglalkoztunk a távmunka kérdésével. Az egyik legnagyobb kihívás a szokásos céges kommunikáció, az értekezletek megvalósítása az online térben. Ezért most megmutatjuk, hogy távmunka-támogató platformunk segítéségével milyen megoldásokkal teheted gördülékenyebbé az ilyen megbeszéléseket.

Tervezhetőség: szervezz konferenciát előzetes időpontra

Komoly probléma az online meetingek szervezésében a tervezhetőség kérdése. Természetes, hogy a kollégák otthon rugalmasabban, az esetleges plusz teendőikhez (gyerek, házimunka stb.) igazítva szervezik munkaidejüket. Fontos, hogy egyaránt törekedj az ilyen egyéni igények figyelembevételére, egyúttal a kooperáció hatékonysága érdekében mégis tarts fent egyfajta állandóságot.

Ebben lehet segítségedre, hogy rendszerünkben az alapértelmezett naptár alkalmazás segítségével jó előre megtervezheted a konferenciahívások időpontját, akár rendszeresen ugyanarra a napi, heti időpontra beállítva. Az időpontot ugyanakkor bármikor törölheted vagy módosíthatod, erről a tervezett értekezleten meghívott kollégák azonnal értesítést kapnak. Így fenntarthatsz egy tervezhető alapesetet, de akkor sincs gond, ha egy váratlan helyzet miatt változtatnod kell ezen.

Szűrd ki a zavaró tényezőket: kezeld a hangerő és videó beállításokat

Akár egyszerű konferenciabeszélgetésről, akár videóhívásról van szó, számos külső tényező lehet, ami megzavarja a beszélgetést.  Szervezőként és egyszerű résztvevőként egyaránt fontos feladatod, hogy minimálisra csökkentsd ezeket a figyelmet elvonó tényezőket. Rendszerünkben ehhez széles körű beállítási lehetőségek állnak rendelkezésedre.

Szervezőként bármikor állíthatod saját és mások hangerejét, vagy lenémíthatod le bármely résztvevő mikrofonját (akár csoportosan is), hogy kiszűrd a szükségtelen zajokat. Részvevőként is érdemes figyelmed arra, hogy amikor nem veszel részt aktívan a beszélgetésben, kapcsold ki a mikrofonodat, ezt saját magad némításával bármikor megteheted.

Hasonló a helyzet videóhívások esetén. Ha szükséges, szervezőként azonnal szüneteltetheted saját videód küldését és mások bejövő videóinak megjelenítését egyaránt, de résztvevőként is bármikor leállíthatod saját videód megosztását.

Képernyőmegosztás: vigyázz a privát információkkal

A képernyőmegosztás fontos eleme egy online megbeszélésnek, hiszen ezzel jelentősen megkönnyítheted az információk átadását. A rendszerben szervezőként bármikor megoszthatod saját képernyődet, és ha prezentáló státuszt adsz valamelyik résztvevőnek, akkor ezt ideiglenesen ő is megteheti.

Mielőtt elindítod képernyőd megosztását, nem ár figyelni arra, hogy a szükségtelen ablakokat bezártad, így semmilyen figyelmet elterelő, vagy esetleg magánjellegű információt nem hagytál láthatóan kollégáid számára.

Résztvevők szabályozása: tedd követhetővé a jelenlétet

Ha egy csoportos online beszélgetés létszáma meghaladja a 10 főt, nem csak a hatékonyság csökkenhet jelentősen, de a résztvevőknek nehézzé válhat a jelenlévők követése is. Ezt a problémát rendszerünkben könnyen kiküszöbölheted, ha hangjelzéseket állítasz be a résztvevők ki és bejelentkezéséhez, így felhívva a figyelmet arra, ha valaki elérhetetlenné (vagy újra elérhetővé) vált.

A konferencia közben az is előfordulhat, hogy valamilyen oknál fogva egy résztvevőt el kell távolítanod a beszélgetésből, ezt szervezőként bármikor egy gombnyomással megteheted.

Üzenetek és bejövő hívások: maradj a beszélgetésben

Egy konferencia alatt megeshet, hogy néhány információt nem szeretnél megosztani minden résztvevővel. Ebben lehetnek segítségedre rendszerünkben a privát és csoportos üzenetek, melyek segítségével a beszélgetés alatt bármelyik résztvevőnek küldhetsz egyéni üzenetet, vagy ha kell, egyszerre oszthatsz meg információt a csoport egy kiválasztott részével.

Szintén előfordulhat, hogy a meeting közben érkezik egy másik bejövő hívásod a rendszerben, de a hívás szüneteltetése opcióval ezt a helyzetet is könnyen kezelheted. Még ha te is vagy a konferencia szervezője, a beszélgetés nyugodtan folyik tovább nélküled, míg elintézed a másik hívásodat, majd annak végeztével bármikor egy kattintással visszatérhetsz a beszélgetésbe.

 

Az elmúlt két hétben az Opennetworks csapata is távmunkára állt át, és én mint cégvezető is ezeknek a megoldásoknak a segítségével tettem egyszerűbbé a céges megbeszéléseket. Reméljük tanácsaim számodra is hasznosak lesznek, jövő héten pedig új poszttal jelentkezünk, amiben bemutatjuk, hogyan finomhangolhatod a konferenciabeszélgetéseket.

András