vPBX essentials: hogyan válassz felhő alapú alközpontot

Míg évekkel ezelőtt boldog voltál, ha találtál felhő alapú megoldást alközponti igényeidre, addig manapság számtalan lehetőség közül választhatsz. Hogyan dönts, milyen megoldást válassz, milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie egy felhő alapú telefonközpontnak, hogy a telekommunikáció mellett támogassa egy cég üzleti, értékesítési, informatikai és jogi/adatvédelmi szempontjait is? A következő két bejegyzésünkben ezeket a lehetőségeket szedjük össze nektek négy szakértő kolléga segítségével.

Judit – az üzleti siker támogatása: integráció a CRM rendszerrel

Egyre több esetben merül fel igény arra, hogy ügyfeleink CRM rendszerét vagy egyéb vállalatirányítási megoldását kössük össze a náluk működő virtuális alközponttal. Érthető, hiszen manapság a különböző rendszerek együttműködési képessége az egyik legfontosabb tényező, amivel munkatársaink időkihasználása hatékonyabbá tehető.

Ha van egy rendszerünk, amiben ügyfeleinkről és a hozzájuk kapcsolódó tevékenységünkről tárolunk információt – nevezzük ezt CRM-nek – akkor evidens, hogy jó, ha ez kapcsolatban áll azzal a rendszerünkkel, melynek segítségével telefonhívásainkat lebonyolítjuk. Így a telekommunikációs rendszerben keletkező valamennyi fontos adat és információ költséges emberi beavatkozás és adatvesztés nélkül folyamatosan a kapcsolattartók rendelkezésére áll.

Mivel több éves gyakorlatunk van már ügyfélkezelő és alközponti rendszerek összekapcsolásában, így számos gyakran felmerülő üzleti igényre van kidolgozott opciónk. Van lehetőség hívás indításra a rendszerből, rögzített hívások letöltésére vagy átadásra, és nem okoz gondot a CRM rendszer „értesítése” sem egy bejövő hívásról, így az ügyintéző azonnal láthatja, ha olyan ügyféltől érkezik hívás, aki már szerepel a rendszerben.

A megadott funkciók használatához viszont kétirányú kommunikációra van szükség, ezért a hatékony alkalmazáshoz a CRM rendszerben is szükségesek fejlesztések. Szerencsére az elmúlt időszakban már jó néhány CRM szoftvermegoldás és SaaS platform esetében megvalósítottuk az integrációt, így a CRM megoldások területén is egyre növekszik a mi rendszerünkkel már integrált megoldások száma.

Zsolt – hatékonyabb sales munka: várakozó sor

Manapság az ügyfelek gyors kiszolgálása, a rendelkezésre állás a sikeres üzleti működés egyre fontosabb kérdésévé válik. Ebben lehet segítségedre a várakozó sor, azaz a „queue” opció, ami lehetővé teszi erőforrásaid jobb kihasználását.

Ha KKV-ként ügyfélszolgálatot üzemeltetsz, gyakori probléma lehet, hogy a feladatra kijelölt kollégák közül nem mindenki tud folyton a bejövő hívásokkal foglalkozni. Hiszen mondjuk ketten egyben a beszállítókkal való tárgyalásért is felelnek. Az ügyfél azonban hamar továbbállhat a versenytárshoz. A cél, hogy ne vesszen el a hívás, akkor se, ha az erőforrás kevés, és hol rendelkezésre áll, hol nem… és itt jön képbe a várakozó sor.

A queue lényege, hogy a bejövő hívásokat sorban várakoztatja, ha az operátor épp foglalt, amire a hívás végződne. Ha felszabadul az operátor, akkor a queue azt a hívást kapcsolja be neki, amelyik előbb érkezett, a többieket addig tovább várakoztatja. Gyakorlatban ez úgy működik, hogy ha jön egy hívás, akkor voip alközpontunk, a VIPeX rendszer queue funkciója megvizsgálja, hogy a hívócsoportban lévő mellékek valamelyike szabad-e éppen, és hogy a hívó következik-e a várakozó sorban. Ha nem, akkor a hívót várakoztatja, és 3 másodpercenként újra vizsgálja ezeket a feltételeket. Így, ha épp minden kollégád foglalt, akkor azonnal tud kapcsolni, ha egyikük befejezte például a beszállítói egyeztetést.

Akkor sincs gond, ha egy munkatárs ideiglenesen nem elérhető (de a melléke szabad). Ebben az esetben megadhatsz egy ún. „timeout” időt, amin belül, ha nem sikerült kapcsolni a hívót, akkor a következő mellékre ugrik, így nem marad hoppon az ügyfél, ugyanakkor nem kell másik hívócsoportot beállítanod erre az ideiglenes időszakra. A queue funkció a hívás érkezésének időpontja szerint sorrendez minden esetben, így ez az ügyfél a sorban is elöl marad.

 

Eheti bejegyzésünkben tehát két hasznos, az üzleti kínálatunkban elérhető opciót mutattunk be nektek, melyek elősegítik a hatékonyabb munkavégzést és a felhasználói igények gördülékenyebb kiszolgálást. Ha érdekel, milyen megoldásokat ajánlunk olyan gyakori kérdések orvoslására, mint például az adatvédelem, olvasd el jövő heti bejegyzésünket is, ahol további lehetőségeket kínálunk majd.

 

0

Szólj hozzá