Ügyfélszolgálat fekete péntektől aranyvasárnapig

A karácsony előtti bevásárlási láz és a karácsonyi időszak során a hatékony ügyfél-kommunikáció fontosabb, mint bármikor máskor az évben, a munkatársaknak pedig nehéz körülmények között kell helytállniuk. Eheti blogposztunkban összeszedtük, mikre érdemes ilyenkor figyelni és mi milyen megoldásokkal tudjuk segíteni kollégáid munkáját.

Közelednek az ünnepek, ami sokak számára az év legjobban várt időszaka. Ha viszont valaki a kereskedelemben dolgozik, akkor egyben a legnehezebb is, hiszen ilyenkor a megnövekedő ügyfélforgalom iszonyatos terhet ró a kollégákra, ráadásul a folyamatosan változó körülményekhez is alkalmazkodni kell. Szerencsére egy sor olyan megoldás van, amivel a bonyolult folyamatok leegyszerűsíthetőek: most ezeket az ötleteket gyűjtöttük össze Nektek, megmutatva azt is, mi hogyan segíthetünk ezek megvalósításában.

Ügyfélszolgálat ünnepnapokra

A legevidensebb helyzet a karácsonyi időszakban, hogy az ünnepnapok és különleges munkanapok – legyen szó mondjuk aranyvasárnapról – teljesen átvariálják a szokott zárva-, és nyitvatartási rendet. Ilyenkor az ügyfélszolgálatok bevett híváslogikája és kapcsolási rendje is megborulhat, új beállításokat kell létrehozni. Ebben segíthet a VIPeX Ünnepnapok funkciója, amiben cégedre szabhatod, pontosan melyik napokon szeretnél nyitva tartani az ünnepek alatt, az IVR híváslogikája pedig ennek megfelelően módosul.

Hangok és hangbejátszás

Apróság, de sokat számíthat, ha az ünnepek alatt egy cég lecseréli várakozó zenéit valamilyen karácsonyi témára. Ezt VIPeX rendszerünk egyedi tartászenéivel simán megoldhatod, kellemesebb perceket szerezve a kollégáidra várakozó ügyfeleidnek. Még egy fokkal fontosabb, hogy a hangbejátszások is naprakészek legyenek ebben az időszakban, felhívva a figyelmet az esetlegesen hosszabb várakozási időre, vagy mondjuk csak szimplán kellemes ünnepeket kívánva. Ebben rendszerünk Híváslogika tervezője lehet segítségedre, amiben a híváslogika bármelyik pontjára beilleszthetsz egy tetszőleges üzenetet vagy – ez egy új fejlesztésünk – köztes elemeket is törölhetsz.

Ünnepi híváslogika

Ha pedig már a híváslogikánál tartunk, a zsúfolt hetekben annak átalakítására is szükség lehet. Ilyenkor mindig megszaporodnak a hívások, esetleg több területet, kollégát kell bevonni az ügyfél-kommunikációba, emiatt többféle hívócsoportra, a mindennapokban működő rendszer átszabására lehet szükség. Ebben szintén grafikus híváslogika tervezőnk nyújthat segítséget, aminek ráadásul nagy előnye, hogy az alapból jól működő rendszeredet simán lementheted benne, hogy az ünnepek után egyetlen kattintással visszatérhess hozzá.

Ütemezett átirányítás, az őrület elkerülésére

Oké, az előbb kicsit talán könnyen túlléptünk az ünnepi beosztás megszervezésének nehézségein. A nyitvatartás, a hívásfogadásban részvevő kollégák névsora vagy a kapcsolási rend ilyenkor akár naponta is változhat, ennek beállítása és folytonos átalakítása pedig az őrület szélére sodorhat a rohanás közepette. Ennek elkerülésére ajánljuk az ütemezett átirányítást, ami segít, hogy minden percet egyszerűen megtervezhess: garantáljuk, hogy nincs olyan bonyolult rendszer, amivel ne birkózna meg.

Click2call

Ha ügyfélszolgálat mellett webshopot is üzemeltetsz, számíthatsz rá, hogy a következő hetekben itt is sokszorosára nő a forgalom. Az ügyfelek vásárolni akarnak, ehhez pedig sokszor információra lesz szükségük, gyorsan. Ilyenkor nagyon hasznos, ha az online felületről egyetlen kattintással már el is érhetik kollégáidat, nem megszakítva a vásárlási folyamatot. A ClicktoCall beágyazása pont ezt teszi lehetővé

Elemezz és tervezz újra

Biztos nem kell mondanunk, de ilyen időszakban egyértelműen előnyödre válik, ha napi szinten követed mi történik az ügyfélszolgálaton. Ebben segít a VIPeX testre szabható Dashboard funkciója, a híváslisták rendszerek elemzése, vagy pl. a CC modul statisztikái. Rendszeres elemzéssel megállapítható, hol vannak a gyenge pontok, ahol erősíteni kell a jobb ügyfélkiszolgálásért.

Visszahívás

Bármilyen igyekezet mellett is előfordulhat, hogy egy-egy hívást elvesztünk. Ekkor nagyon hasznos, ha Call Center felületünkön nyomon tudjuk követni az elveszett hívások listáját, amit kollégáink haladéktalanul, vagy egy meghatározott preferencia sorrendben visszahívhatnak.

 

Ha ezekre a dolgokra figyelsz, jelentősen megkönnyítheted a karácsonyi rohanást céged számára. Az ügyfelek elégedettebbek, a munkatársak boldogabbak lesznek, ami nagyobb forgalomban és még jobb ügyfélkiszolgálásban fog megmutatkozni.

Ha bármelyik megoldásunk felkeltette az érdeklődésed, ne habozz felkeresni kollégáinkat a +36-1-999-6000 telefonszámon, beszéljük meg, miben segíthetünk neked könnyebbé tenni az év talán legnehezebb időszakát!

 

Zsolt

0

Szólj hozzá